Mikado
Gestion des structures petites enfance
Crèches collectives & familiales, haltes-garderies, multi-accueil, etc.
Les dossiers enfants
Complets, les dossiers enfants contiennent un maximum d’informations :
- Dossier famille
- Dossier médical
- Régime alimentaire
- Personnes autorisées à raccompagner l’enfant et personnes à contacter en cas d’urgence
- Autorisations diverses.
Fiche enfant
Informations signalétiques de l’enfant, photographie, calcul de l’âge en temps réel.
Fiche enfant
Dossier médical et PAi (Protocole d’Accueil Individualisé)
Médecins traitants, antécédents médicaux, allergies, vaccins et rappels, maladies infantiles, traitements médicaux en cours, suivi médical (visites de contrôle), établissement(s) hospitalier(s) en cas de problème, informations complémentaires…
Dossier médical
Autorisations diverses
Autorisations paramétrables par l’utilisateur : autorisation de sortie, transport…
Autorisations
Habitudes et activités
Incluent les notes sur le sommeil, les activités et habitudes de l’enfant.
Personnes autorisées à venir chercher l’enfant et personnes à contacter en cas d’urgence
Informations signalétiques, téléphone, description physique, photographie, lien avec l’enfant.
Modification d’une personne autorisée
Les dossiers familles
- Coordonnées complètes, y compris dans le cas des familles monoparentales où le logiciel est capable de prendre en charge plusieurs adresses.
- Informations générales sur la famille, le père, la mère, les frères et sœurs de l’enfant : adresses, téléphones, situation familiale, régime, secteur géographique, informations professionnelles, revenus globaux ou détaillés avec historique, CAF et centre de Sécurité Sociale, autorité parentale, informations bancaires précises dans le cadre des prélèvements, etc.
Fiche famille
Les dossiers de pré-inscription
Le logiciel MIKADO est capable de gérer une liste des dossiers de pré-inscription. Cette liste peut-être triée manuellement ou automatiquement en fonction de critères personnalisables par l’utilisateur. Chaque dossier se voit affecter un numéro de priorité ou une pondération (nombre de points).
Contenu du dossier
Le dossier complet comprend :
- Les coordonnées et informations signalétiques de la famille et de l’enfant à garder.
- La date d’entrée souhaitée et les établissements et modes d’accueils recherchés (plusieurs établissements peuvent être renseignés avec un ordre de priorité).
- Les cycles prévisionnels de présence de l’enfant.
- Les pièces administratives à remettre par les familles.
- Des critères de tri, de priorité ou de pondération (deux parents travaillent, famille habitant la commune, fratrie déjà dans la structure, …)
- Un classement des pré-inscriptions par groupe.
- Une simulation du coût de la garde de l’enfant.
Suivi du dossier
Le logiciel peut aussi prendre en charge tout l’aspect suivi du dossier de pré-inscription jusqu’à aboutissement de la décision. MIKADO est capable de mémoriser les dossiers acceptés, refusés et abandonnés avec les différents motifs de refus ou d’abandon.
Préparation et gestion des commissions
Le logiciel peut préparer la liste des pré-inscriptions «en attente» pour la commission d’attribution des places. Un assistant automatique va vous permettre d’extraire de la liste globale des pré-inscriptions «en attente» une liste de pré-inscriptions par tranche d’âge à une date donnée. Cette liste peut être ensuite triée en fonction de critères de priorité ou de pondération que vous aurez définis au préalable. Par exemple, nous sommes au mois de mai et nous voulons préparer la rentrée de septembre. 10 enfants vont quitter la structure pour être scolarisés.
Le besoin de la structure va donc être de 10 enfants à remplacer : 5 bébés, 3 moyens et 2 grands. Le logiciel va être capable à travers cet assistant automatique de générer la liste des pré-inscriptions «Bébés», «Moyens», «Grands» à partir de la liste des pré-inscriptions globales tout en se positionnant en période de septembre. Le logiciel est donc capable de «vieillir les pré-inscriptions» à une date donnée. De ces trois listes extraites, un tri va pouvoir être effectué sur chacune afin de positionner en haut de liste les dossiers prioritaires et en bas de liste les dossiers moins prioritaires. Il ne vous reste plus qu’à imprimer les trois listes préparatoires à la commission par ordre de priorité et le tour est joué !
Visualisation des pré-inscriptions parmi les enfants inscrits
Une fonctionnalité intéressante du logiciel permet de projeter, à une date donnée, le planning prévisionnel d’une pré-inscription représentative du contrat d’accueil souhaité parmi les plannings des enfants inscrits et vous indiquera instantanément si ce contrat ne fait pas dépasser votre capacité d’accueil par rapport à votre agrément.
Visualisation des pré-inscriptions parmi les enfants inscrits
Transfert automatique en cas d’admission
Un dossier de pré-inscription accepté peut être transféré en dossier d’admission automatiquement sans ressaisir toutes les informations, d’où un gain de temps conséquent.
Les dossiers d’inscription
Les dossiers d’inscription permettent de définir les modalités de prise en charge d’un enfant dans un ou plusieurs modes d’accueil : régulier, occasionnel, urgence, etc. La saisie des dossiers d’inscription est une étape importante dans MIKADO car c’est à partir de ce dossier, que l’utilisateur définit le ou les modes d’accueil de l’enfant, les périodes de prise en charge, les modalités de facturation : facturation avec contrat ou au réel, taux d’effort PSU, etc. Tous les éléments de facturation peuvent résulter d’une saisie manuelle ou d’un calcul automatique.
Historique des différentes inscriptions
Le logiciel peut gérer un historique des différentes inscriptions d’un enfant. A tout moment, MIKADO est capable de trouver toutes les inscriptions de l’enfant dans la structure avec tous les changements intervenus (Adaptation, 1er contrat, 2ème contrat, Occasionnel, Urgence, etc…).
Cycle de présence prévisionnel
MIKADO peut gérer, pour chaque inscription, un cycle de présence prévisionnel de l’enfant, ce qui permet de générer automatiquement par la suite les plannings de présence (une même semaine qui se répète, des roulements de semaine S1, S2, etc…).
Automatisation du calcul du contrat
Mikado peut automatiser le calcul du contrat de l’enfant. Vous paramètrez au préalable une grille de calcul que vous utiliserez ensuite. Le calcul du contrat peut-être lissé ou pas, inclure ou pas les congés des parents, etc… Chaque contrat là aussi peut être historisé. Des modèles d’impression de contrat sont fournis avec le logiciel. Un planning annuel du contrat peut être imprimé afin de le faire émarger par les parents.
Cas des crèches familiales
Dans le cas des crèches familiales, l’utilisateur définit en plus l’assistant maternel qui prendra en charge l’enfant. Une gestion complète du fichier des assistants maternels est disponible en standard dans le logiciel : Informations signalétiques (adresse, ville, téléphones, secteur, zone…), les contrats de travail, les diplômes obtenus ou en cours d’obtention, les formations continues, la gestion des agréments, le mode de vie, l’habitat, les personnes vivants au foyer de l’assistant maternel, ses souhaits d’accueil, etc…
Les groupes d’enfants
La gestion et la création des groupes d’enfants peuvent être assistées par le logiciel. Les groupes peuvent être la représentation des sections ou des unités de vie de la structure permettant ainsi d’imprimer un planning de présences ou absences des enfants d’une section donnée. Ils peuvent aussi représenter l’appartenance de l’enfant à un groupe alimentaire (mixé, mouliné, morceau) et permettre ainsi de quantifier le nombre de repas à préparer par groupe alimentaire. Ils peuvent être aussi utilisés à des fins de statistiques…
Mise à jour automatique
MIKADO est capable de créer et de mettre à jour automatiquement des groupes d’enfants par :
- Tranche d’âge
- Cycle de présence
- Année de naissance
- Année d’inscription
- Assistante maternelle ou référente en parallèle avec un ou plusieurs modes d’accueil que l’utilisateur sélectionne auparavant.
Modification d’un groupe d’enfants
Les plannings de présences et d’absences des enfants
MIKADO est capable de mettre à jour automatiquement les plannings des présences des enfants à partir des cycles de présence prévisionnels définis dans les dossiers d’inscription. Dans ce cas, les seules saisies à effectuer sont les jours ou les heures supplémentaires et les absences initialement non prévues. Bénéfice immédiat : un gain de temps important et un risque d’erreur de saisie réduit.
Une saisie sous forme de texte ou graphique
La saisie des présences et des absences peut se faire sous forme texte ou sous forme graphique (plannings).
Planning quotidien des enfants
Une gestion par anticipation
MIKADO peut générer les présences et les absences par anticipation afin de pouvoir contrôler le nombre d’enfants présents par rapport aux agréments des structures, mais aussi surtout afin d’indiquer aux utilisateurs les places disponibles. Chaque enfant inscrit dans le logiciel MIKADO a son planning prévisionnel et son planning réel. Vous pouvez ainsi visualiser les enfants en dépassement. Les heures supplémentaires au contrat sont calculées automatiquement.
Taux d’occupation quotidien
Des motifs d’absences entièrement paramétrables
Les motifs des absences sont entièrement paramétrables par l’utilisateur. Le logiciel est capable de générer automatiquement les jours d’absence sur les jours où l’enfant vient normalement. Les absences peuvent-être déductibles ou facturables.
Gestion des remplacements dans le cas des crèches familiales
Dans le cas des crèches familiales, la saisie et les automatismes restent les mêmes. Seule étape supplémentaire : la sélection et la validation de l’assistant maternel qui garde l’enfant. MIKADO gère les remplacements, les dépannages des assistants maternels et permet le placement d’un enfant chez un assistant maternel autre que celui habituel.
Calcul préparatoire des paies des assistants maternels
Le logiciel est capable d’imprimer ou d’exporter un état préparatoire des paies des assistants maternels. Les rubriques de prestations qui composent l’état sont dynamiques et programmables de façon à s’adapter à vos règles de calcul.
Enregistrement des prestations alimentaires
MIKADO peut enregistrer les prestations alimentaires servies aux enfants. Les prestations gérées par le logiciel sont :
- le petit déjeuner
- le repas du soir
- la collation le goûter
- le repas du midi
Gestion et enregistrement des nuitées
MIKADO peut gérer et enregistrer les nuitées. Celles-ci peuvent être générées automatiquement par le logiciel au même titre que les présences (à partir des cycles de présence prévisionnels).
Recopie de plannings
D’un simple clic, MIKADO peut recopier automatiquement des plannings d’une période sur une autre période. Cette fonctionnalité est très intéressante dans le cas des contrats dont les horaires sont variables une semaine sur l’autre. Grâce à cette recopie, une automatisation de la saisie est possible.
Une saisie automatique des plannings prévisionnels pour les enfants des parents hospitaliers ou à horaires atypiques
Le logiciel permet de générer automatiquement un planning vierge mensuel au format d’un logiciel bureautique de type tableur. Ce planning est envoyé par courriel en pièce jointe aux familles concernés directement à partir de l’application. Une mise en forme du courriel est paramétrable par l’utilisateur. La famille renseigne le planning et transmet ce fichier au responsable de la structure. Ce dernier importe le planning complété dans le logiciel par le biais d’une fonctionnalité d’import automatique. En quelques clic, le planning prévisionnel est mis à jour.
Le saviez-vous ?
- Le logiciel intègre une gestion complète des plannings des enfants en relation avec celui du personnel.
- Gestion de la prestation service Unique
- Les calculs des taux d’occupation et des taux d’encadrement sont réalisables en tenant compte d’agréments modulables ou non.
Régie & facturation
Pour plus de détails, veuillez cliquer ici
La gestion du personnel & Des plannings
DOMINO intègre une gestion du personnel complète allant de la gestion des informations à la réalisation des plannings. DOMINO prend en charge également une gestion des stagiaires et des stages effectués ou à effectuer.
Gestion du personnel
Le logiciel gère les informations signalétiques du personnel (état civil), les contrats de travail, les formations continues (stages PMI…), les diplômes obtenus ou en cours d’obtention, etc.
Plannings du personnel
- La gestion et la mise à jour des plannings du personnel peut se faire à partir de différents plannings : planning mensuel, hebdomadaire ou journalier, individuel ou collectif…
Planning du personnel
- Les rubriques de présence ou d’absence utilisées sur les plannings sont entièrement paramétrables.
- La mise à jour des plannings est assistée par le logiciel dans la mesure où il existe une relation permanente entre le planning de présence des enfants et celui du personnel. En effet, DOMINO est capable de fournir à l’utilisateur, le nombre d’enfants présents (classés ou pas par tranche d’âge) ainsi que le nombre de personnel présent (classé et mis en valeur en fonction de la profession). Des notions d’encadrement peuvent être paramétrées dans les plannings. Par exemple, 1 employé pour 5 enfants pour les non-marchants, 1 employé pour 8 enfants pour les marchants, 1 employé pour 6 enfants dans le cas de certains Multi-accueil, etc. Ils permettent d’alerter le responsable de la structure par des jeux de couleurs (vert : ok, orange : limite, rouge : dépassement) de l’insuffisance du nombre d’employés par rapport au nombre d’enfants.
- La gestion des roulements du personnel est pris en charge dans le logiciel avec des recopies de plannings possibles d’une personne sur une autre personne. La gestion du personnel peut intégrer la gestion des stagiaires (informations signalétiques, état civil, diplômes, formation préparée, etc.) ainsi que le planning des stages effectifs.
Les autres fonctionnalités de MIKADO
- Gestion des agréments modulables
- Agenda
- Calcul des taux d’occupation
- Statistiques internes et rapports d’activités destinés aux organismes (CAF, etc.)
- Gestion des droits d’accès
- Gestion de l’intendance
- Outils divers : anniversaires des enfants, etc.