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Mentalo

Gestion des relais d’assistants maternels

RAM

La gestion des assistants maternels

Le dossier de l’assistant maternel est très complet. On y retrouve différents types d’informations : état civil, agréments, habitation, animaux, mode de vie, etc.

Fiche assistant maternel

Informations signalétiques de l’assistant maternel (adresse, ville, secteur, zone…), les modalités d’adhésion au RAM, les diplômes obtenus ou en cours d’obtention, les formations continues de l’assistant maternel, la gestion des disponibilités, etc.

 

Fiche assistant maternel

Fiche assistant maternel

Spécificités liées à l’assistant maternel

Le logiciel permet de paramétrer le type d’information que vous souhaitez gérer. Par exemple, vous souhaitez saisir l’information « a passé la radio des poumons » et cocher Oui ou Non.

Gestion des disponibilités

Gestion des disponibilités

Agrément(s)

Le logiciel MENTALO prend en charge la gestion des agréments des assistants maternels. Chaque assistant dispose d’agréments entièrement paramétrables. Cette partie informe sur le statut de l’assistant : en activité, en suspension d’agrément ou en arrêt définitif, mais aussi la capacité d’accueil ainsi que les modes d’accueil particuliers de l’assistant maternel (accueil d’urgence, dépannage, périscolaire, enfants de 0 à 18 ans, en journée, à horaires particuliers, etc. Le logiciel gère aussi les dérogations d’agréments ainsi que les baisses temporaires de capacité d’accueil des assistants maternels.

Fiche agrément assistant maternel

Fiche agrément assistant maternel

Mode de vie

Vie du mercredi et des vacances scolaires, activités extra-professionnelles, etc.

Habitat

Renseignements sur l’habitat de l’assistant, implantation, type d’habitation, description du logement, accès au logement, description des dangers, description des animaux, moyens de locomotion, environnement sonore, etc.

Personnes vivant au foyer de l’assistant maternel

Recensement des personnes vivant au foyer de l’assistant maternel : informations signalétiques, porteur de handicap physique ou mental, planning de présence au foyer selon les jours de la semaine, etc.

Capacité et souhait d’accueil

Informations relatives aux dispositions de l’assistant maternel : capacité et souhaits d’accueil exprimés par l’assistant maternel.

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Les dossiers enfants & familles

Complets, les dossiers enfants contiennent un maximum d’informations : renseignements signalétiques, dossier famille, spécificités alimentaires, médicales, etc.

Fiche enfant

Informations signalétiques de l’enfant, photographie, calcul de l’âge en temps réel.

Fiche enfant

Fiche enfant

Fiche famille

Coordonnées complètes, y compris dans le cas des familles monoparentales où le logiciel est capable de prendre en charge plusieurs adresses. Informations générales sur la famille, le père, la mère, les frères et sœurs de l’enfant : adresses, téléphones, situation familiale, régime, secteur géographique, informations professionnelles, revenus globaux ou détaillés, CAF et centre de Sécurité Sociale, N° Pajemploi, autorité parentale…

Le saviez-vous ?

  • Le logiciel MENTALO se veut entièrement paramétrable (pour les RAM ayant peu d’informations sur les dossiers enfants et familles, il existe une fiche simplifiée enfant que l’on peut paramétrer à tout moment.
  • Rapport statistique CAF intégré en standard.
  • Module de recherche de disponibilités des assistants maternels.
  • Simulation des coûts de garde Impression automatique de courriers – publipostage

Les demandes de prises en charge

La demande de garde permet de définir les modalités de souhait de prise en charge d’un enfant chez un assistant maternel, quels que soient les modes d’accueil. La saisie des demandes de garde est une étape importante, car c’est à partir de ce dossier que l’animateur du relais renseigne le ou les modes d’accueil souhaités par les parents, ainsi que la période de prise en charge demandée. La liste des demandes de garde peut être imprimée à tout moment afin d’être transmise éventuellement aux assistants maternels à la recherche de garde d’enfants.

Historique des demandes de garde des familles

Le logiciel peut gérer un historique des demandes de garde des familles. Il est possible de gérer les autres demandes des parents faites auprès de structures petite enfance (crèche collective, familiale, halte-garderie, multi-accueil…) et de préciser le nom et l’adresse des établissements.

Mémorisation des demandes

MENTALO est capable de mémoriser les demandes en attente de réponse, les demandes acceptées ou refusées par les assistants maternels et les demandes abandonnées par les parents.

Gestion des différents motifs de refus ou d’abandon

Une gestion des différents motifs de refus ou d’abandon est prise en charge par le logiciel. Dans le cas où la demande est acceptée, vous pouvez préciser le mode de garde ainsi que l’assistant maternel retenu.

Simulation de la mensualisation

Le logiciel intègre une fonctionnalité de calcul de simulation de la mensualisation permettant de faire ainsi la comparaison avec la tarification des autres modes de garde. Une impression du calcul de la mensualisation peut être remis à la famille. La grille de calcul de la mensualisation est entièrement paramétrable.

Simulation de la mensualisation

Simulation de la mensualisation

Les prises en charge

La prise en charge regroupe un ensemble d’informations permettant de définir les modalités d’accueil d’un enfant chez un assistant maternel ou dans une autre structure d’accueil.

Création d'une prise en charge

Création d’une prise en charge

Définition des modalités d’accueil

Ces modalités sont définies par les critères suivants :

  • Période de prise en charge.
  • Mode d’accueil de l’enfant auprès de l’assistant maternel ou auprès d’une structure.
  • Cycle ou planning de présence et description du contrat d’accueil de l’enfant.

Planning des jours de garde

MENTALO permet de saisir le planning de garde d’un enfant afin de pouvoir lister les assistants maternels disponibles par rapport à ce planning et d’orienter les familles vers ces dernières.

La gestion des partenaires du relais assistants maternels

Gestion d’une base de données des partenaires

Le logiciel MENTALO permet de gérer une base de données complète des partenaires du relais assistants maternels. Une fiche descriptive complète est intégrée au logiciel (nom, prénom, fonction, organisme, société, adresse, téléphones, télécopies, emails, commentaires, …) Un classement par type de partenaire est possible et paramétrable par l’utilisateur (Partenaire «PMI»,«Conseil Général»,«Réseau RAM»,…).

Fiche partenaire

Fiche partenaire

La gestion des gardes d’enfants à domicile

Fiche garde d’enfants à domicile

Informations signalétiques de la garde d’enfants à domicile (adresse, ville, téléphone, courriel…), les diplômes obtenus ou en cours d’obtention, les formations suivies, les informations détaillées (date premier contact, date première embauche, ancienneté…), etc.

La gestion des disponibilités

Jour de repos hebdomadaire, mode de disponibilité (5 jours/semaine, temps partiel, périscolaire, occasionnel, Horaires particuliers, nuit, handicap…), jours fériés travaillés, planning hebdomadaire de disponibilité…

Expérience auprès de jeunes enfants

Le logiciel gère un historique complet et détaillé des expériences auprès des jeunes enfants.

Garde d'enfants à domicile

Garde d’enfants à domicile

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La disponibilité des assistants maternels

MENTALO gère la disponibilité des assistants maternels en fonction de plusieurs critères à définir par l’utilisateur.

Recherche des disponibilités

Un tableau de bord permet de paramétrer la recherche des assistants suivant certains critères :

  • période de garde, 
  • planning de garde, 
  • nombre d’enfants à placer, 
  • agrément et mode d’accueil particulier recherchés,
  • zone et secteur géographiques, ville,
  • recherches approfondies sur l’habitat et le mode de vie de l’assistant maternel.

Une recherche peut être affinée en tenant compte de la gestion des absences des assistants maternels (congés maternité, maladie, etc.)

Recherche de disponibilité d’assistant maternel

Recherche de disponibilité d’assistant maternel

Résultat de la recherche

Résultat de la recherche

 

Résultat des disponibilités

La validation des critères sélectionnés dans la recherche ouvre une fenêtre référençant tous les assistants maternels disponibles. Une liste des assistants maternels disponibles est imprimable dans MENTALO.

La gestion au quotidien des actions individuelles

Ce module constitue un véritable agenda. Il vous permet de suivre au mieux vos actions au quotidien.

Un agenda de gestion des actions individuelles

Un agenda répertorie toutes les actions individuelles réalisées auprès des familles, des assistants maternels, des gardes d’enfants à domicile, des partenaires ou autres contact dans le but d’effectuer un suivi et gérer les actions non terminées.

Création d'une action

Création d’une action

Chaque action est entièrement paramétrable : téléphone, courrier, rendez-vous, télécopie, e-mail, etc.

Paramètres d’une action

Une action est définie par les indications suivantes :

  • type d’action,
  • destinataire de l’action (Famille / Assistant maternel / Garde d’enfants à domicile / Partenaire / Autre contact / Élu / Employé),
  • date et heure de l’action,
  • animateur responsable de l’action,
  • motif, nature et objet de l’action,
  • date et éventuellement heure de rappel,
  • un indicateur de l’état de l’action (terminée/non terminée).

Impression des actions

La gestion des actions ne se limite pas au simple enregistrement des données, mais propose un panel d’impression des actions, sous forme de fiche ou de listes, suivant des critères de filtres pré-définis.

La gestion des actions collectives : animations et réunions

Le logiciel MENTALO permet une gestion informatique des animations et des réunions collectives.

Un agenda de gestion des animations et des réunions

Un agenda répertorie toutes les actions collectives (animations ou réunions) réalisées sur une période. Vous pouvez enregistrer pour chaque animation ou chaque réunion, la liste complète des participants par type de public : Assistants maternels, Familles/Enfants, Animateurs/Intervenants extérieurs, Partenaires/Autres contacts, Gardes d’enfants à domicile, Employés/Élus,…

Une gestion des réservations des participants aux animations et réunions est intégrée. Un nombre maximal de places par animation ou réunion est géré et une alerte vous prévient en cas de dépassement. Un mode de saisie assisté pour une inscription à une animation et une réunion est disponible.

 

Création d'une animation

Création d’une animation

Types d’informations gérées

Gestion des participants d'une animation

Gestion des participants d’une animation

  • Titre
  • Capacité d’accueil
  • Date
  • Heure début et fin
  • Durée
  • Types et thèmes d’animations paramétrables
  • Types et thèmes de réunions paramétrables
  • Objet
  • Lieu
  • Liste des participants classés par type de public : Assistants maternels, Familles/enfants, Animateurs/Intervenants, Partenaires/Autres contacts, Gardes d’enfants à domicile, Employés/Élus…
  • Préparatifs
  • Matériels
  • Notes

Agenda hebdomadaire

Une visualisation synthétique des actions individuelles et collectives de la semaine sur un même écran.

 

Agenda hebdomadaire

Agenda hebdomadaire

Accès direct aux actions individuelles

Création d'une action

Création d’une action

Accès direct aux animations collectives

Création d'une animation

Création d’une animation

Accès direct aux réunions collectives

 

Fiche réunion

Fiche réunion

Publipostage / Emailing / SMS

Des listes de diffusion permettent de regrouper et de sélectionner un ensemble d’assistants maternels, de familles dans le but d’effectuer un publipostage, un emailing ou un envoi groupé de SMS. Une interface assistée vous permet facilement de créer vos modèles de courriers, courriels ou sms.

 

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Des listes paramétrables

Ces listes sont paramétrables grâce à une recherche définie sur différents critères. Cependant, l’utilisateur a le choix de sélectionner ou ne pas sélectionner un assistant maternel ou une famille donnée.

Listes de diffusion

Listes de diffusion

Les autres fonctionnalités de MENTALO

  • Gestion des plannings des animateurs
  • Gestion de l’intendance
  • Module agenda
  • Statistiques internes et rapports destinés aux organismes (CAF, etc.)
  • Gestion des droits d’accès
  • Outils divers : anniversaire des enfants, etc.