Diabolo
Gestion des structures enfance & jeunesse
ALSH, garderies, périscolaires, activités et ateliers
Les dossiers enfants
Complets, les dossiers enfants contiennent un maximum d’informations :
- Dossier famille
- Dossier médical
- Régime alimentaire
- Personnes autorisées à raccompagner l’enfant et personnes à contacter en cas d’urgence
- Autorisations diverses.
Fiche enfant
Informations signalétiques de l’enfant, photographie, calcul de l’âge en temps réel.
Fiche enfant
Dossier médical et PAI (Protocole d’Accueil Individualisé)
Médecins traitants, antécédents médicaux, allergies, vaccins et rappels, maladies infantiles, traitements médicaux en cours, suivi médical (visites de contrôle), établissement(s) hospitalier(s) en cas de problème, informations complémentaires…
Dossier médical
Autorisations diverses
Autorisations paramétrables par l’utilisateur : autorisation de sortie, transport…
Autorisations
Habitudes et activités
Incluent les notes sur le sommeil, les activités et habitudes de l’enfant.
Personnes autorisées à venir chercher l’enfant et personnes à contacter en cas d’urgence
Informations signalétiques, téléphone, description physique, photographie, lien avec l’enfant.
Modification d’une personne autorisée
Les dossiers famille
Fiche famille
- Coordonnées complètes, y compris dans le cas des familles monoparentales où le logiciel est capable de prendre en charge plusieurs adresses.
- Informations générales sur la famille, le père, la mère, les frères et sœurs de l’enfant : adresses, téléphones, situation familiale, régime, secteur géographique, informations professionnelles, revenus globaux ou détaillés avec historique, CAF et centre de Sécurité Sociale, autorité parentale, informations bancaires précises dans le cadre des prélèvements, etc.
Fiche famille
Les dossiers d’inscription
Les dossiers d’inscription permettent de définir les modalités de prise en charge d’un enfant ou d’un adhérent dans un ou plusieurs modes d’accueil : petites vacances, mercredi, été, périscolaire, etc. C’est à partir du dossier d’inscription que l’utilisateur sélectionne les périodes de présence ainsi que les types de présences (journée, demi-journée, avec ou sans repas) ainsi que les différentes activités réalisées pendant le temps de présence. Au fur et à mesure des inscriptions, DIABOLO vous informe des disponibilités pour chaque demi-journée et activité proposées. Selon vos tarifs, DIABOLO peut calculer en temps réel le coût de l’inscription pour la famille.
Les périodes d’inscription
DIABOLO vous permet de définir vous même vos périodes d’inscription, avec la plus grande souplesse et la plus grande facilité. Après avoir défini une période d’ouverture vous pourrez combiner plusieurs critères sur l’âge du public visé, le niveau scolaire, le nombre de places disponibles pour chaque journée de la période.
Définition d’une période d’inscription
Les activités et sorties
Comme les périodes d’inscription , vous pouvez définir autant d’activités et de sorties que vous le voulez.
Depuis le dossier d’inscription vous pourrez inscrire les enfants à ces différentes activités et/ou sorties organisées pendant le temps d’accueil et suivre en temps réel le nombre de places libres sur chacune de ces activités. Ces activités et/ou sorties pourront donner lieu à un supplément de facturation qui sera automatiquement calculé selon vos propres tarifs et quel qu’en soit la complexité.
Activités et sorties
Les tournées de bus
DIABOLO vous permet de gérer vos tournées de bus, afin d’établir les listes de ramassage quotidien ou hebdomadaire. Vous pouvez paramétrer les tournées ainsi que les arrêts par rapport aux secteurs d’habitation. Une tournée de bus peut être affectée pour chaque période d’inscription.
Liste des tournées de bus
Les plannings de présence des enfants
L’inscription à une période génère automatiquement les présences qui peuvent être visualisées dans les différents plannings (quotidien, hebdomadaire et mensuel). Plusieurs critères vous permettent de ne visualiser que les participants à une activité, à une sortie, un groupe d’enfants dont vous aurez déterminé les critères d’appartenance, ou le type de fréquentation (journée, demi-journée). Tous ces critères vous permettront d’éditer des listes de présences les plus complètes et les plus pertinentes selon votre activité.
Une gestion par anticipation
DIABOLO peut générer les présences par anticipation afin de pouvoir contrôler le nombre d’enfants présents et surtout pouvoir indiquer à l’utilisateur les places disponibles aux séjours ou activités. Dans la majorité des cas, les seules saisies à effectuer sont les jours supplémentaires et les absences non prévues, ce qui génère un gain de temps important et réduit les risques d’erreur de saisie.
Un code couleur pour la lisibilité des plannings
Pour une plus grande lisibilité des plannings, les jours fériés, ainsi que les jours de fermeture de votre structure, peuvent se présenter d’une couleur différente. Les différents types de présences : journées, demi-journées, avec ou sans repas, mini-camp, sorties ou activités sont aussi représentés par une couleur différente paramétrée par l’utilisateur.
De plus, grâce aux icônes très visuels des plannings, vous pouvez voir en un clin d’oeil si les présences des enfants sont facturées et/ou réglées, les anniversaires à souhaiter, jusqu’au éventuelles allergies alimentaires.
DIABOLO vous permet de gérer les cas d’absences justifiées ou non justifiées. Dans cas, non seulement vous pourrez, d’un simple coup d’oeil, visualiser les différents types d’absences, mais aussi générer automatiquement les avoirs et/ou les pénalités pour absence non justifiée sur la facture.
Impression de toutes sortes de listes de présence
Les plannings, grâce à leurs nombreux critères, permettent d’imprimer toutes sortes de listes de présences qu’il vous sera possible de personnaliser.
Liste de présence
Les groupes d’enfants
La gestion et la création de groupes d’enfants selon des critères d’âge, d’inscription, d’école, de niveau scolaire etc., peuvent être assistées par le logiciel.
Mise à jour automatique
DIABOLO est capable de créer et de mettre à jour automatiquement des groupes d’enfants selon les critères dont vous avez besoin.
Ces groupes faciliteront votre travail quotidien en vous permettant de filtrer les enfants et/ou adultes sur les plannings, les listes d’inscrits, les statistiques. Ils vous seront aussi très utile pour gérer des listes d’attente aux mini-séjours par exemple.
Groupes d’enfants
Les rapports et l’analyse de l’activité
DIABOLO propose plusieurs outils qui vous permettront d’analyser votre activité de la manière la plus précise.
Simulation de barème
Vos tarifs doivent évoluer ? Utiliser l’outil de simulation de barème, qui vous permettra en quelques clics de mesurer l’impact d’une augmentation de tarif, d’un changement de tranche de quotient etc. selon la consommation réelle des familles.
Simulation d’un barème
Édition et statistiques
Quelle est la fréquentation des enfants de la commune voisine ? Combien d’heures réalisées par les enfants affiliées à la MSA ? Le module Édition et statistiques vous propose un éventail complet de critères vous permettant d’analyser la fréquentation de vos structures.
Édition et statistiques
Rapport d’activité
Le premier de ces outils est bien évidemment le calcul du rapport d’activité. Puissant, et intégrant l’ensemble des critères retenus par les CAF (âge, régime général, quotient familial, heures réalisées et/ou facturées) l’outil de calcul du rapport d’activité s’exécute en quelques clics.
- Rapport d’activité
Accès aux rapports et analyses depuis le menu
Export vers SIAS
DIABOLO intègre l’export de vos données vers SIAS (système d’information de l’action sociale). Ce système vous permet très rapidement de remonter l’ensemble de votre activité à la CAF.
Export des données vers SIAS
Le saviez-vous ?
- Le calcul de vos rapports d’activité à destination de la CAF ou d’autres organismes représente une charge de travail importante pour votre structure. Grâce à DIABOLO, ces rapports sont effectués en quelques clics à partir des présences des enfants selon les critères habituels d’âge, de régime, etc.
- DIABOLO vous sera d’une grande utilité pour gérer vos disponibilités. Que ce soit pour une journée, une sortie ou une tranche d’âge, DIABOLO vous informera, en temps réel, des places disponibles par journée ou demi-journée sur votre période d’accueil.
La gestion du personnel & des plannings
DOMINO intègre une gestion du personnel complète allant de la gestion des informations à la réalisation des plannings. DOMINO prend en charge également une gestion des stagiaires et des stages effectués ou à effectuer.
Gestion du personnel
Le logiciel gère les informations signalétiques du personnel (état civil), les contrats de travail, les formations continues (stages PMI…), les diplômes obtenus ou en cours d’obtention, etc.
Plannings du personnel
- La gestion et la mise à jour des plannings du personnel peut se faire à partir de différents plannings : planning mensuel, hebdomadaire ou journalier, individuel ou collectif…
Planning du personnel
- Les rubriques de présence ou d’absence utilisées sur les plannings sont entièrement paramétrables.
- La mise à jour des plannings est assistée par le logiciel dans la mesure où il existe une relation permanente entre le planning de présence des enfants et celui du personnel. En effet, DOMINO est capable de fournir à l’utilisateur, le nombre d’enfants présents (classés ou pas par tranche d’âge) ainsi que le nombre de personnel présent (classé et mis en valeur en fonction de la profession).
Des notions d’encadrement peuvent être paramétrées dans les plannings. Par exemple, 1 employé pour 5 enfants pour les non-marchants, 1 employé pour 8 enfants pour les marchants, 1 employé pour 6 enfants dans le cas de certains Multi-accueil, etc. Ils permettent d’alerter le responsable de la structure par des jeux de couleurs (vert : ok, orange : limite, rouge : dépassement) de l’insuffisance du nombre d’employés par rapport au nombre d’enfants. La gestion des roulements du personnel est pris en charge dans le logiciel avec des recopies de plannings possibles d’une personne sur une autre personne.
Planning hebdomadaire
- La gestion du personnel peut intégrer la gestion des stagiaires (informations signalétiques, état civil, diplômes, formation préparée, etc.) ainsi que le planning des stages effectifs.
Régie & Facturation
Pour plus de détails, veuillez cliquer ici
Les autres fonctionnalités de DIABOLO
Agenda
- Gestion des actions et suivi
- Gestion des animations
- Gestion des réunions
- Gestion des repas
- Gestion des tâches à effectuer
- Outils divers : anniversaires des enfants
Intendance
- Gestion du stock
- Gestion du matériel
Autres
- Gestion des droits d’accès